Arbeitszeiterfassung: Pflicht in Deutschland 2026

Die Rechtslage auf einen Blick

Viele kleine und mittlere Unternehmen halten die Zeiterfassungspflicht noch für ein Thema der Zukunft, weil das angekündigte Gesetz auf sich warten lässt. Das ist ein Missverständnis. Die Pflicht besteht bereits, sie ergibt sich aus dem Zusammenspiel von Europarecht, Arbeitsschutzrecht und Rechtsprechung. Vier Rechtsquellen sind für Arbeitgeber in Deutschland entscheidend:

Die Kurzfassung: Wer Beschäftigte hat, muss deren Arbeitszeit heute schon erfassen. Offen ist vor allem, wie genau das künftig geschehen muss.

Das EuGH-Urteil C-55/18: der Ausgangspunkt

Am 14. Mai 2019 entschied der Gerichtshof der Europäischen Union in der Rechtssache C-55/18, einem Fall aus Spanien. Die Arbeitszeitrichtlinie 2003/88/EG und die Grundrechtecharta garantieren Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten. Diese Rechte lassen sich nach Ansicht des Gerichts nur wirksam durchsetzen, wenn die tatsächlich geleistete Arbeitszeit gemessen wird. Die Mitgliedstaaten müssen Arbeitgeber deshalb verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit jedes Arbeitnehmers einzurichten.

Der EuGH ließ den Mitgliedstaaten bewusst Spielraum: Sie können die Form des Systems festlegen und Besonderheiten einzelner Branchen oder die Größe von Unternehmen berücksichtigen. Deutschland hat diese Vorgaben bis heute nicht in einem eigenen Gesetz umgesetzt. Diese Lücke hat das Bundesarbeitsgericht 2022 geschlossen.

Der BAG-Beschluss vom 13.09.2022

Eigentlich ging es in dem Verfahren um eine andere Frage: Ein Betriebsrat wollte die Einführung einer elektronischen Zeiterfassung erzwingen. Das Bundesarbeitsgericht verneinte ein solches Initiativrecht, und zwar mit einer bemerkenswerten Begründung. Ein Mitbestimmungsrecht über das Ob gebe es nicht, weil der Arbeitgeber ohnehin gesetzlich zur Erfassung verpflichtet sei.

Diese Pflicht leitet das Gericht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) ab, unionsrechtskonform ausgelegt im Licht des EuGH-Urteils. Der Arbeitgeber muss für eine geeignete Organisation des Arbeitsschutzes sorgen, und dazu gehört ein System, das Beginn und Ende und damit die Dauer der Arbeitszeit einschließlich Überstunden erfasst. Die wesentlichen Aussagen des Beschlusses:

• Die Pflicht gilt sofort und für alle Arbeitgeber, nicht erst nach einem neuen Gesetz.
• Erfasst werden müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, nicht nur Überstunden.
• Eine bestimmte Form ist nicht vorgeschrieben. Solange der Gesetzgeber nichts regelt, hat der Arbeitgeber einen Gestaltungsspielraum; je nach Tätigkeit und Betriebsgröße kann auch eine Erfassung auf Papier genügen.
• Die Aufzeichnung kann an die Beschäftigten delegiert werden. Der Arbeitgeber bleibt aber verantwortlich dafür, dass das System eingerichtet ist und tatsächlich genutzt wird.

Für die Praxis heißt das: Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich, im Sinne freier Einteilung der Arbeitszeit. Ein Verzicht auf jede Aufzeichnung ist es nicht mehr.

Was das Arbeitszeitgesetz schon verlangt

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) enthielt schon vor 2022 eine Aufzeichnungspflicht, allerdings eine begrenzte. Nach § 16 Abs. 2 ArbZG muss der Arbeitgeber die über acht Stunden hinausgehende werktägliche Arbeitszeit aufzeichnen und diese Nachweise mindestens zwei Jahre aufbewahren. Ohne Aufzeichnung lässt sich zudem kaum belegen, dass die übrigen Grenzen des ArbZG eingehalten werden:

• Höchstarbeitszeit (§ 3 ArbZG): grundsätzlich acht Stunden je Werktag, verlängerbar auf bis zu zehn Stunden, wenn im Durchschnitt von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen acht Stunden nicht überschritten werden.
• Ruhepausen (§ 4 ArbZG): mindestens 30 Minuten bei mehr als sechs bis neun Stunden Arbeit, 45 Minuten bei mehr als neun Stunden.
• Ruhezeit (§ 5 ArbZG): grundsätzlich elf Stunden ununterbrochen zwischen zwei Arbeitstagen.
• Sonn- und Feiertage (§§ 9 ff. ArbZG): Beschäftigungsverbot mit zahlreichen Ausnahmen, etwa für Gastronomie oder Pflege.

Wer Beginn, Ende und Pausen jeden Tag erfasst, kann diese Grenzen jederzeit prüfen. Genau darin liegt der Sinn der Erfassungspflicht: Sie dient dem Gesundheitsschutz, nicht der Kontrolle der Beschäftigten.

NoBadge speichert zu jeder Stempelung Uhrzeit und Position und summiert Arbeitszeit, Überstunden und Abwesenheiten automatisch, sodass die 8- und 10-Stunden-Grenze im Live-Dashboard sichtbar bleibt.

Für wen die Pflicht gilt

Das BAG macht keine Ausnahme für kleine Betriebe. Die Pflicht trifft den Handwerksbetrieb mit fünf Beschäftigten ebenso wie den Mittelständler mit hundert. Erfasst sind grundsätzlich alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer:

• Vollzeit- und Teilzeitkräfte, Auszubildende und Werkstudierende;
• Minijobber, für die nach § 17 MiLoG schon vorher eine eigene Aufzeichnungspflicht galt (mit einer Ausnahme für Minijobs in Privathaushalten);
• Beschäftigte im Außendienst, im Homeoffice und auf wechselnden Baustellen;
• Teams mit Vertrauensarbeitszeit.

Für leitende Angestellte im Sinne von § 18 ArbZG gilt das Arbeitszeitgesetz nicht. Ob sie auch von der arbeitsschutzrechtlichen Erfassungspflicht ausgenommen sind, ist in der Literatur umstritten. Im Zweifel ist eine einfache Erfassung die sicherere Lösung.

Welche Anforderungen ein Zeiterfassungssystem erfüllen muss

Aus EuGH und BAG ergeben sich drei Grundanforderungen. Konkrete technische Vorgaben gibt es bis zu einer gesetzlichen Regelung nicht, die folgenden Punkte zeigen aber, worauf Prüfer und Gerichte achten:

Papier und Excel sind nach heutigem Stand nicht verboten. Sie werden aber schwach, sobald es um Verlässlichkeit geht: Zeiten werden oft erst am Monatsende nachgetragen, Dateien lassen sich ohne Spur ändern, und auf Baustellen oder in Küchen füllt niemand eine Tabelle in Echtzeit aus. Mehr dazu in unserem Beitrag zur Arbeitszeiterfassung mit Excel.

Bußgelder und Risiken: was wirklich droht

Die Frage nach den Sanktionen wird oft zugespitzt beantwortet. Eine genaue Antwort unterscheidet zwei Ebenen:

• Verstöße gegen das ArbZG: Wer entgegen § 16 Abs. 2 ArbZG Aufzeichnungen nicht oder nicht richtig erstellt oder nicht zwei Jahre aufbewahrt, handelt ordnungswidrig. Nach § 22 ArbZG ist ein Bußgeld von bis zu 30.000 € möglich. Das gilt auch für Verstöße gegen Höchstarbeitszeit, Pausen und Ruhezeiten. Vorsätzliche Verstöße, die Gesundheit oder Arbeitskraft gefährden oder beharrlich wiederholt werden, können nach § 23 ArbZG strafbar sein.
• Die allgemeine Erfassungspflicht aus dem BAG-Beschluss: Ein Verstoß gegen § 3 ArbSchG ist nicht unmittelbar bußgeldbewehrt. Die Arbeitsschutzbehörde kann die Erfassung aber per Anordnung verlangen. Wer einer vollziehbaren Anordnung nicht folgt, riskiert ebenfalls ein Bußgeld bis zu 30.000 € nach § 25 ArbSchG.
• MiLoG: Fehlende oder unvollständige Aufzeichnungen nach § 17 MiLoG können mit Bußgeld geahndet werden; zuständig ist der Zoll (Finanzkontrolle Schwarzarbeit).

Oft schwerer wiegt das Risiko im Streit um Überstunden. Wer keine verlässlichen Aufzeichnungen hat, kann den Angaben der Beschäftigten wenig entgegensetzen. Eine saubere Zeiterfassung schützt deshalb beide Seiten.

Das angekündigte Zeiterfassungsgesetz: prüfen Sie den aktuellen Stand

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat im April 2023 einen Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt. Er sah unter anderem vor:

• eine grundsätzlich elektronische Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit;
• die Aufzeichnung am Tag der Arbeitsleistung;
• Übergangsfristen nach Betriebsgröße und Erleichterungen für Kleinbetriebe;
• Abweichungen durch Tarifvertrag, etwa für bestimmte Beschäftigtengruppen.

Der Entwurf wurde nicht verabschiedet. Die Bundesregierung hat 2025 im Koalitionsvertrag angekündigt, die elektronische Arbeitszeiterfassung unbürokratisch zu regeln, mit angemessenen Übergangsregeln für kleine und mittlere Unternehmen, und eine wöchentliche statt einer täglichen Höchstarbeitszeit zu prüfen. Ein Gesetz mit diesen Details ist angekündigt, aber zum Zeitpunkt dieses Artikels nicht in Kraft. Prüfen Sie vor Entscheidungen den aktuellen Stand, etwa auf den Seiten des BMAS oder bei Ihrer Kammer.

Unabhängig davon gilt: Wer heute digital erfasst, ist für eine künftige Pflicht zur elektronischen Erfassung gut vorbereitet und erfüllt bereits die Pflicht, die seit 2022 gilt.

Betriebsrat und DSGVO

Mitbestimmung

Über das Ob der Zeiterfassung entscheidet der Betriebsrat nach dem BAG-Beschluss nicht mit. Beim Wie sieht es anders aus: Ein elektronisches System ist eine technische Einrichtung, die geeignet ist, Verhalten oder Leistung zu überwachen. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG hat der Betriebsrat dabei ein Mitbestimmungsrecht. Wo es einen Betriebsrat gibt, regeln Sie die Einführung am besten in einer Betriebsvereinbarung.

Datenschutz

Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten. Die Verarbeitung stützt sich in der Regel auf die rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) und das Arbeitsverhältnis. Beschäftigte müssen vorab informiert werden, und es dürfen nur die nötigen Daten erhoben werden. Bei GPS-Stempelung bedeutet das: Standort nur im Moment des Ein- und Ausstempelns, keine Bewegungsprofile während der Schicht. Wie NoBadge selbst Daten verarbeitet, steht in unserer Datenschutzerklärung.

NoBadge erfasst den Standort an genau 2 Zeitpunkten pro Schicht, beim Ein- und beim Ausstempeln, und prüft ihn gegen den Geofence des jeweiligen Standorts. Während der Schicht findet keine Ortung statt.

Papier, Excel oder App?

Alle drei Wege sind nach heutigem Recht zulässig, solange sie vollständig und verlässlich geführt werden. Im Alltag unterscheiden sie sich deutlich:

NoBadge läuft als Web-App im Browser jedes Android-Smartphones und iPhones, ohne App Store und ohne Terminal. Auf Baustellen und im Außendienst prüft die GPS-Zeiterfassung jede Stempelung gegen den Geofence des Standorts. An festen Standorten zeigt ein Tablet, Monitor oder Smartphone am Eingang eine QR-Code-Zeiterfassung, deren Code sich alle paar Sekunden ändert. Ein ehrlicher Hinweis: Keine browserbasierte App kann einen zu 100 % manipulationssicheren Standort versprechen. NoBadge setzt deshalb auf Schutz gegen gefälschte Standorte durch Geofence je Standort, der Stempelungen außerhalb des Bereichs ablehnt, und gespeicherte Position und Uhrzeit bei jeder Stempelung.

NoBadge senkt den Verwaltungsaufwand für die Zeiterfassung um rund 70 %, von etwa 10 Stunden pro Woche auf 2–3 Stunden, und die Einrichtung dauert etwa 2 Minuten.

„Auf Baustellen hat niemand Zeit für Komplikationen. Unsere Arbeiter stempeln vom Handy und wir überwachen alles in Echtzeit. Kein Badge, keine Hardware.“ – Silviu Lascu, Inhaber, Sistad Italia

Checkliste: Zeiterfassung in acht Schritten

1. Bestandsaufnahme: Wie wird heute erfasst, und für welche Beschäftigten gar nicht?
2. Methode je Standort wählen: QR-Code an festen Standorten, GPS-Stempelung für mobile Teams.
3. Betriebsrat einbinden, falls vorhanden, und eine Betriebsvereinbarung abschließen.
4. Beschäftigte informieren: Datenschutzhinweise nach Art. 13 DSGVO vor der ersten Stempelung.
5. Regeln festlegen: Pausen, Überstunden, Korrekturen und Freigaben schriftlich definieren.
6. Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Softwareanbieter abschließen und den Serverstandort prüfen.
7. Aufbewahrung und Löschung planen: mindestens zwei Jahre für Nachweise nach ArbZG und MiLoG.
8. Regelmäßig prüfen: Höchstarbeitszeit, Ruhezeiten und den Stand der Gesetzgebung im Blick behalten.

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Für Ihren konkreten Fall wenden Sie sich an eine Fachanwältin oder einen Fachanwalt für Arbeitsrecht. Wie sich die Regeln in der Schweiz unterscheiden, lesen Sie in unserem Beitrag zur Zeiterfassung in der Schweiz.