La respuesta corta: sí, es una obligación general
A diferencia de otros países europeos, en España el registro diario de jornada sí es una obligación general para todas las empresas, sea cual sea su tamaño o sector. La introdujo el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, que añadió el apartado 9 al artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores (ET). Está en vigor desde el 12 de mayo de 2019. Estas son las normas que debes tener presentes:
| Norma | Qué establece | A quién se aplica |
|---|---|---|
| Art. 34.9 ET (RDL 8/2019) | Registro diario de jornada con el horario concreto de inicio y fin; conservación durante 4 años a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes y la Inspección de Trabajo | Todas las empresas con personas trabajadoras por cuenta ajena |
| Art. 35.5 ET | Registro día a día de la jornada a efectos de horas extraordinarias, totalizado en el periodo de pago, con copia del resumen al trabajador en el recibo de salarios | Empresas cuyos trabajadores realizan horas extra |
| Art. 12.4.c ET | Registro día a día y totalización mensual de la jornada; copia del resumen mensual de horas ordinarias y complementarias junto con el recibo de salarios | Contratos a tiempo parcial |
| TJUE, 14 de mayo de 2019, C-55/18 | Los Estados deben exigir un sistema objetivo, fiable y accesible que mida la jornada diaria de cada trabajador | Legisladores de los Estados miembros y, a través de ellos, las empresas |
| LISOS (RDL 5/2000), art. 7.5 | Califica como infracción grave el incumplimiento en materia de registro de jornada | Empresas inspeccionadas por la ITSS |
En resumen: debes registrar, cada día y para cada persona, a qué hora empieza y termina su jornada. Cómo lo hagas (papel, hoja de cálculo, terminal o aplicación) lo decides tú, siempre que el sistema sea fiable y los datos estén disponibles cuando se pidan.
Qué dice exactamente la ley
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores
El texto establece tres cosas. Primero, que la empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria. Segundo, que el registro se organiza y documenta mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, por decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores. Tercero, que la empresa conservará los registros durante cuatro años y los mantendrá a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
La norma no menciona la palabra «electrónico» ni exige un formato concreto. Lo que sí exige es que el registro refleje la jornada real, día a día, y que exista y esté accesible cuando alguien con derecho a consultarlo lo solicite.
Por qué existe: la sentencia C-55/18 del TJUE
El 14 de mayo de 2019, en un litigio entre CCOO y Deutsche Bank SAE, el Tribunal de Justicia de la Unión Europea declaró que la Directiva 2003/88/CE y la Carta de los Derechos Fundamentales obligan a los Estados miembros a exigir a los empresarios un sistema objetivo, fiable y accesible para computar la jornada diaria de cada trabajador. España se había adelantado dos meses con el RDL 8/2019. La sentencia refuerza la idea central: sin medición de la jornada no se pueden controlar ni las horas extra ni los descansos.
Guía del Ministerio y criterio de la Inspección
Tras la reforma, el Ministerio de Trabajo publicó una guía sobre el registro de jornada y la Inspección de Trabajo aprobó el Criterio Técnico 101/2019 sobre su actuación en esta materia. Ambos documentos insisten en la misma idea: el sistema es libre, pero debe permitir conocer la jornada efectivamente realizada y no puede convertirse en un trámite que se rellena de forma genérica o a posteriori.
NoBadge registra la hora de cada fichaje y suma automáticamente horas, horas extra y ausencias: el registro diario que exige el art. 34.9 ET está listo para exportar a Excel en 1 clic.
A quién afecta (y casos especiales)
La obligación alcanza a todas las empresas que tengan personas trabajadoras por cuenta ajena, desde un solo empleado. Incluye a quienes tienen contrato indefinido o temporal, a tiempo completo o parcial, a quienes trabajan a distancia y a quienes se desplazan (obras, rutas, servicios a domicilio, limpieza en casa de clientes).
- Teletrabajo: la Ley 10/2021, de trabajo a distancia, exige expresamente un sistema de registro horario adecuado que refleje fielmente el tiempo de trabajo, incluido el momento de inicio y finalización.
- Trabajo fuera del centro: el registro debe reflejar igualmente el inicio y el fin reales de la jornada, así que necesitas un medio que permita anotarlo allí donde se presta el servicio, no al volver a la oficina.
- Relaciones laborales especiales: algunas, como el personal de alta dirección, tienen un régimen propio. Los mandos intermedios y los cargos de confianza sí deben registrar su jornada.
- Sectores con normas específicas: el transporte, la marina mercante o el sector ferroviario tienen reglas particulares de tiempo de trabajo (Real Decreto 1561/1995) que se suman a la obligación general.
- Empresas de trabajo temporal y contratas: para las personas cedidas por una ETT, el registro corresponde a la empresa usuaria mientras dure la puesta a disposición, según la Guía del Ministerio.
Si tu caso es dudoso (consejeros, trabajadores autónomos económicamente dependientes, socios trabajadores), consulta tu convenio colectivo o a tu asesoría laboral antes de excluir a nadie del registro.
Qué debes registrar y cómo organizarlo
El contenido mínimo que exige la ley es el horario concreto de inicio y fin de la jornada de cada persona, cada día. En la práctica, un registro útil ante una inspección o un juicio debería incluir:
- Identificación de la persona trabajadora y del centro de trabajo.
- Fecha de cada jornada.
- Hora de inicio y hora de fin, también en jornada partida (cada tramo).
- Pausas, sobre todo si tu convenio no las considera tiempo de trabajo efectivo.
- Total diario y totales del periodo, para detectar horas extra o complementarias.
- Ausencias (vacaciones, permisos, bajas) codificadas, sin datos de salud.
La ley no exige la firma diaria del trabajador, aunque una validación periódica (por ejemplo, mensual) refuerza el valor del registro. Tampoco obliga a registrar el lugar exacto: si decides hacerlo con geolocalización, entra en juego la normativa de protección de datos que verás más abajo.
Negociar o consultar antes de implantarlo
La forma de registrar se fija en el convenio colectivo o en un acuerdo de empresa. Si no lo hay, la decide el empresario previa consulta con la representación legal de los trabajadores. Además, el comité de empresa tiene derecho a emitir un informe previo sobre la implantación o revisión de sistemas de control del trabajo (art. 64.5.f ET). Documenta esa consulta: es lo primero que se revisa cuando hay conflicto.
Conservación y acceso
Los registros se guardan 4 años y deben estar disponibles para las personas trabajadoras, sus representantes y la Inspección. No basta con tenerlos en el ordenador de la gestoría: tienes que poder entregarlos en un plazo razonable cuando se pidan.
Horas extra y tiempo parcial: donde más se discute
La jornada ordinaria máxima es de 40 horas semanales de trabajo efectivo de promedio en cómputo anual (art. 34.1 ET), salvo que tu convenio fije menos. Las horas que superan la jornada ordinaria son horas extraordinarias (art. 35 ET):
- Límite anual: no pueden superar 80 horas al año, sin contar las compensadas con descanso dentro de los cuatro meses siguientes.
- Compensación: se pagan en la cuantía que fije el convenio o el contrato, que nunca puede ser inferior al valor de la hora ordinaria, o se compensan con tiempo de descanso equivalente.
- Registro específico: el art. 35.5 ET exige registrar la jornada día a día, totalizarla en el periodo de pago y entregar copia del resumen al trabajador en el recibo correspondiente.
- Información a la representación: los representantes legales deben ser informados mensualmente de las horas extraordinarias realizadas.
Los contratos a tiempo parcial tienen una regla aún más estricta (art. 12.4.c ET): la jornada se registra día a día, se totaliza mensualmente y la empresa entrega a la persona trabajadora, junto con el recibo de salarios, una copia del resumen de todas las horas del mes, ordinarias y complementarias. Si no se cumple, la ley presume que el contrato se celebró a jornada completa, salvo prueba en contrario.
En un juicio por horas extra, los tribunales aplican el principio de disponibilidad y facilidad probatoria (art. 217.7 de la Ley de Enjuiciamiento Civil): como el registro está en manos de la empresa, su ausencia suele jugar en su contra. Por eso el registro no es solo un trámite para la Inspección, sino tu mejor prueba.
Límites de jornada y descansos que el registro ayuda a vigilar
Salvo lo que disponga tu convenio colectivo, estos son los límites generales del Estatuto de los Trabajadores:
- Jornada diaria ordinaria: máximo 9 horas de trabajo efectivo, salvo que el convenio o un acuerdo establezca otra distribución.
- Descanso entre jornadas: al menos 12 horas entre el final de una jornada y el comienzo de la siguiente.
- Pausa: si la jornada continuada supera 6 horas, un descanso de al menos 15 minutos.
- Descanso semanal: un día y medio ininterrumpido, acumulable por periodos de hasta 14 días.
- Menores de 18 años: reglas más protectoras (máximo 8 horas diarias, pausa de 30 minutos con más de 4,5 horas continuadas, sin horas extra).
Sin un registro diario es imposible saber si alguien encadena jornadas de 10 horas o si el descanso de 12 horas desaparece entre un cierre y una apertura.
Sanciones: qué prevé realmente la LISOS
Circulan muchas cifras distintas. Esto es lo seguro:
- Infracción grave: el art. 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) califica como grave la transgresión de las normas en materia de jornada, horas extraordinarias, horas complementarias, descansos y registro de jornada.
- Importe: tras la actualización realizada por la Ley 10/2021, de 9 de julio, las infracciones graves en materia de relaciones laborales se sancionan con multa de 751 a 7.500 €, según el grado (mínimo, medio o máximo).
- Cómo se aplica: con carácter general, la sanción se impone por infracción. Los proyectos de reforma han planteado sancionar por cada persona trabajadora afectada; consulta el estado actual antes de dar por buena cualquier cifra.
- Consecuencias civiles: reclamaciones de horas extra, presunción de jornada completa en contratos a tiempo parcial sin registro y una posición débil en cualquier juicio sobre jornada.
Las cifras de «6.250 €» que aparecen en muchos artículos corresponden a los importes anteriores a 2021. Para tu caso concreto, consulta la redacción vigente de la LISOS o a tu asesoría laboral.
Una app de fichaje sin terminales ni tarjetas
Con NoBadge tu equipo ficha desde el móvil: fichaje GPS en obras y desplazamientos, o fichaje con código QR dinámico en la entrada. Horas, horas extra y ausencias se suman solas y se exportan a Excel en un clic para tu gestoría.
Papel, Excel, terminal o app: qué sistema elegir
Todos son legales si producen un registro diario, completo y fiable. Se diferencian en su coste real y en lo que valen como prueba:
| Papel / Excel | Terminal de fichaje | NoBadge | |
|---|---|---|---|
| Cómo se ficha | A mano, a menudo a posteriori | Tarjeta o huella en un aparato | Un gesto en el móvil, por GPS o código QR dinámico |
| Origen de la hora | Lo que alguien escribe | Reloj del terminal | Hora registrada al fichar |
| Equipos móviles | Registros reconstruidos | Imposible fuera del centro | Fichaje GPS comprobado con la geovalla del centro |
| Errores | Alrededor del 15 % en registros manuales | Pocos, pero olvidos de fichar | Totales automáticos y aviso si falta un fichaje |
| Coste | Sin licencia, pero 12.000–14.000 € al año de tiempo administrativo con 20–30 empleados | 800–2.000 € de hardware más instalación | 5,04 € por usuario activo al mes; el total mensual depende de quién ficha |
NoBadge funciona como aplicación web (PWA) en el navegador de cualquier Android o iPhone, sin pasar por la tienda de aplicaciones y sin terminales. En obras y desplazamientos, el fichaje GPS compara cada fichaje con la geovalla del centro de trabajo. En locales fijos, una tablet, un monitor o un móvil muestra un fichaje con código QR que cambia cada pocos segundos. Seamos honestos: ninguna app que funcione en un navegador puede garantizar al 100 % una ubicación infalsificable. Por eso NoBadge aplica medidas contra la falsificación de la ubicación: geovalla por centro (fuera de la zona, el fichaje se rechaza), posición y hora guardadas con cada fichaje.
En cuanto al precio, NoBadge cuesta 5,04 € por usuario activo al mes, con todas las funciones incluidas. Usuario activo es el empleado que ficha al menos una vez en el mes natural, así que la factura varía: si fichan 10 empleados, pagas 50,40 €; si el mes siguiente solo fichan 2, 10,08 €; si no ficha nadie, 0 €. Tienes los detalles en la página de precios.
NoBadge reduce alrededor de un 70 % el tiempo administrativo dedicado a las presencias, de unas 10 horas semanales a 2 o 3, y la puesta en marcha lleva unos 2 minutos.
Protección de datos: RGPD y LOPDGDD
El registro de jornada contiene datos personales, así que debes cumplir también la normativa de protección de datos:
- Base jurídica: el registro es una obligación legal (art. 6.1.c RGPD en relación con el art. 34.9 ET). No necesitas el consentimiento de la plantilla, que además no se considera libre en una relación laboral.
- Información previa: informa por escrito a cada persona trabajadora (art. 13 RGPD) antes del primer fichaje.
- Geolocalización: el art. 90 de la LOPDGDD permite usarla para funciones de control (art. 20.3 ET) si informas antes, de forma expresa, clara e inequívoca, a la plantilla y, en su caso, a sus representantes.
- Biometría: la AEPD, en su guía de noviembre de 2023, considera el fichaje con huella o reconocimiento facial un tratamiento de alto riesgo que exige una evaluación de impacto y una base jurídica muy difícil de acreditar.
- Plazo: conserva los registros 4 años y elimínalos después, salvo que haya un litigio u otra obligación que justifique mantenerlos.
Lo explicamos en detalle en nuestra guía sobre RGPD y fichaje de empleados en España.
NoBadge toma la posición solo en 2 momentos, al fichar la entrada y la salida, y la compara con la geovalla del centro: no hay seguimiento durante la jornada ni datos biométricos.
El registro digital: una reforma en tramitación
El Ministerio de Trabajo ha impulsado una reforma para que el registro de jornada sea digital, fiable y accesible a distancia por la Inspección y por la representación de los trabajadores, y para limitar las modificaciones posteriores sin rastro. A fecha de esta guía, la reforma está en tramitación: su contenido final, su calendario y sus posibles excepciones pueden cambiar. Consulta el estado actual en el Boletín Oficial del Estado o en la web del Ministerio antes de tomar decisiones basadas en ella.
Mientras tanto, la obligación vigente es la del art. 34.9 ET: registro diario, fiable y conservado 4 años, por cualquier medio. Si ya usas un sistema digital con registro automático de la hora y exportación sencilla, estarás mejor preparado para cualquier cambio.
Los sectores donde más se complica
Todas las empresas con empleados están obligadas, pero algunas organizaciones hacen especialmente frágil el papel o la hoja de cálculo:
- Construcción: equipos que cambian de obra, inicios variables y desplazamientos.
- Hostelería y restauración: jornadas partidas, extras, horarios nocturnos y mucha rotación.
- Limpieza: personal en varios centros de clientes y jornadas fraccionadas.
- Comercio: cuadrantes variables y contratos a tiempo parcial.
- Industria y logística: turnos rotativos y horas extra frecuentes.
- Despachos y servicios: horarios flexibles y teletrabajo.
«En las obras nadie tiene tiempo para complicaciones. Nuestros operarios fichan desde el móvil y nosotros lo seguimos todo en tiempo real. Sin tarjetas, sin hardware.» – Silviu Lascu, propietario, Sistad Italia
«Antes usábamos WhatsApp y papel para las presencias. Ahora con NoBadge todo está centralizado y el fichaje GPS nos ayuda también con los controles operativos.» – Giovanni Fala, fundador, Fala Noleggi
Checklist: pon en orden tu registro en ocho pasos
- Haz inventario: quién trabaja en el centro, quién se desplaza, quién teletrabaja y quién tiene contrato a tiempo parcial.
- Revisa tu convenio colectivo: puede regular cómo se registra la jornada, las pausas y la distribución irregular.
- Negocia o consulta con la representación legal de los trabajadores y deja constancia por escrito.
- Elige el método por centro: código QR dinámico en locales fijos, fichaje GPS para equipos móviles.
- Informa a cada persona con una cláusula conforme al art. 13 RGPD y, si usas geolocalización, al art. 90 LOPDGDD.
- Firma el contrato de encargo del tratamiento (art. 28 RGPD) con tu proveedor y comprueba que aloja los datos en la UE.
- Define las reglas: pausas, horas extra, correcciones y quién las valida.
- Revisa cada mes: horas extra frente al límite de 80 anuales, descansos, resúmenes para tiempo parcial y archivo de 4 años.
Este artículo es informativo y no sustituye el asesoramiento jurídico. Para tu caso concreto, consulta a un graduado social, a un abogado laboralista o a tu asesoría. Si quieres empezar con una hoja de cálculo, revisa nuestra plantilla de horas trabajadas en Excel y la guía de control horario con Excel.
