RGPD y Fichaje de Empleados en España: ¿Qué es Legal?

¿Qué obliga la ley en España sobre el registro horario?

Desde el 12 de mayo de 2019, el Real Decreto-Ley 8/2019 obliga a todas las empresas españolas — sin excepción de tamaño o sector — a registrar diariamente la hora de entrada y salida de cada empleado. El incumplimiento se considera infracción grave según el artículo 7.5 del Real Decreto Legislativo 5/2000, con multas de hasta €6.250 por trabajador.

Pero el RDL 8/2019 no especifica cómo registrar esa jornada. Puedes usar papel, Excel, una app o un sistema biométrico. Lo que sí entra en juego cuando usas tecnología — especialmente GPS o reconocimiento facial — es el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) y su transposición española: la LOPDGDD (Ley Orgánica 3/2018).

Qué exige la LOPDGDD al usar software de fichaje

La Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD) adapta el RGPD al contexto laboral español. Su artículo 89 regula específicamente el uso de sistemas de geolocalización en el trabajo. Estas son las obligaciones concretas para tu empresa:

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   Informar previamente a los empleados

   Antes de activar el sistema de fichaje GPS, debes informar a los trabajadores — y a sus representantes sindicales si los hay — de que se va a usar geolocalización, con qué finalidad y durante cuánto tiempo se conservarán los datos. Esta información puede incluirse en el contrato o en un anexo de protección de datos.

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   Registrar el tratamiento en el Registro de Actividades

   El RGPD obliga a mantener un registro interno de todas las actividades de tratamiento de datos. El fichaje de empleados debe estar documentado: qué datos se recogen, con qué base jurídica, quién tiene acceso y cuánto tiempo se conservan (mínimo 4 años según el RDL 8/2019).

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   Aplicar el principio de minimización de datos

   Solo puedes recoger los datos estrictamente necesarios para el fin declarado. Para el registro de jornada: nombre, hora de entrada/salida y, si usas GPS, la posición en ese momento. No puedes recoger datos de salud, biométricos o de comunicaciones sin base jurídica específica.

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   Garantizar los derechos de acceso y rectificación

   Los empleados tienen derecho a acceder a sus propios registros de jornada, solicitar correcciones y conocer quién ha accedido a sus datos. Un buen software de fichaje — como NoBadge — permite al empleado ver su propio historial en tiempo real, cumpliendo este requisito automáticamente.

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   Elegir un proveedor con servidores en la UE

   Si usas un SaaS externo, el proveedor debe cumplir el RGPD y tener los datos alojados en servidores de la Unión Europea o con garantías equivalentes. NoBadge está desarrollado en Italia y alojado en infraestructura EU — cumple este requisito de forma nativa.