Pourquoi tenir une feuille de pointage
En France, l'employeur doit pouvoir décompter le temps de travail de ses salariés. Pour ceux qui ne suivent pas le même horaire collectif, le Code du travail exige un enregistrement quotidien des heures de début et de fin (ou du nombre d'heures) et un récapitulatif hebdomadaire (article D3171-8). Une feuille de pointage, papier, Excel ou numérique, répond à ce besoin et remplit trois fonctions :
- Obligation légale : tenir les documents de décompte à disposition de l'inspection du travail. Le contexte complet est expliqué dans notre article sur le pointage électronique obligatoire.
- Protection en cas de litige : face à une demande de rappel d'heures supplémentaires, l'employeur doit pouvoir présenter ses propres éléments.
- Pilotage : heures supplémentaires, pauses et absences restent visibles pour la paie et la planification.
Ce que contient le modèle gratuit
Le modèle repose sur un principe simple : chaque période de travail est saisie une seule fois dans un journal, et toutes les vues sont calculées par formule. Choisissez la vue adaptée à votre paie :
| Vue | Pour qui | Ce qu'elle affiche |
|---|---|---|
| Feuille hebdomadaire | Horaires variables ou tournants : restauration, BTP, services | Du lundi au dimanche par salarié : début, fin, pause, heures du jour, total de la semaine, heures supplémentaires à 25 % et 50 % |
| Feuille mensuelle | Préparation de la paie mensuelle | Une ligne par jour avec codes d'absence, total du mois et heures supplémentaires par semaine |
| Feuille annuelle | Bilan de l'année, contingent, échanges avec l'expert-comptable | Heures, heures supplémentaires et jours de CP ou RTT des 12 mois, avec cumuls |
Toutes les vues utilisent uniquement des fonctions standard, sans macro (MOD, SOMME.SI.ENS, NB.SI.ENS, MIN, MAX, DATE, MOIS.DECALER). Le modèle fonctionne donc dans Microsoft Excel, LibreOffice Calc et Google Sheets réglés en français.
Le modèle : colonnes et formules
Vous construisez le modèle vous-même en quelques minutes : ouvrez un classeur vide, nommez la première feuille « Journal » et créez ces colonnes en ligne 1. Les formules correspondent à la version française d'Excel (séparateur point-virgule) et à la première ligne de données, la ligne 2 ; recopiez-les vers le bas autant que nécessaire.
| Colonne | À saisir | Formule ou format |
|---|---|---|
| A · Date | Le jour travaillé | Format date, par exemple 21/10/2026 |
| B · Salarié | Nom ou matricule | Liste déroulante issue d'une feuille « Salariés » |
| C · Site ou chantier | Lieu de travail | Liste déroulante de vos sites |
| D · Début | Heure d'arrivée | Format hh:mm |
| E · Fin | Heure de départ | Format hh:mm |
| F · Pause | Pause non rémunérée, en minutes | Nombre entier, par exemple 30 |
| G · Heures du jour | Rien, calcul automatique | =MOD(E2-D2;1)*24-F2/60 (gère aussi les services de nuit) |
| H · Absence | CP, RTT, MAL, JF ou CSS | Liste déroulante (Données, Validation des données) |
| I · Validation | Initiales du responsable et date | Texte |
Codes d'absence
Des codes fixes se comptent par formule : CP congés payés, RTT réduction du temps de travail, MAL arrêt maladie, JF jour férié, CSS congé sans solde. Indiquez uniquement le type d'absence, jamais un diagnostic ou une autre donnée de santé.
Totaux et heures supplémentaires de la semaine
Créez une feuille « Semaine » avec les noms en colonne A et le lundi de la semaine en B1. Le total d'heures s'obtient avec =SOMME.SI.ENS(Journal!G:G;Journal!B:B;$A2;Journal!A:A;">="&$B$1;Journal!A:A;"<"&$B$1+7) en C2. Les heures supplémentaires se décomptent par semaine, au-delà de 35 heures : =MIN(8;MAX(0;C2-35)) donne les heures majorées à 25 % et =MAX(0;C2-43) celles majorées à 50 %, taux applicables à défaut d'accord collectif. Pour un salarié à temps partiel, remplacez 35 par la durée de son contrat : il s'agit alors d'heures complémentaires.
Vue mensuelle et jours d'absence
Dans une feuille « Mois », avec le premier jour du mois en B1, remplacez $B$1+7 par MOIS.DECALER($B$1;1) pour obtenir le total mensuel. Les jours de congés payés du mois se comptent avec =NB.SI.ENS(Journal!B:B;$A2;Journal!H:H;"CP";Journal!A:A;">="&$B$1;Journal!A:A;"<"&MOIS.DECALER($B$1;1)). Répétez la formule avec RTT, MAL, JF et CSS.
Vue annuelle
Dans une feuille « Année », écrivez les mois 1 à 12 en ligne 1, puis remplacez dans la formule SOMME.SI.ENS la date $B$1 par DATE(2026;B$1;1) et la date de fin par MOIS.DECALER(DATE(2026;B$1;1);1). Vous obtenez les heures par salarié et par mois, et le total annuel en dernière colonne, utile pour suivre le contingent annuel d'heures supplémentaires (220 heures à défaut d'accord).
À noter : cette page ne propose pas de fichier à télécharger. Toutes les colonnes, formules et codes sont décrits ici en entier, pour que vous construisiez le modèle vous-même dans Excel, LibreOffice ou Google Sheets et l'adaptiez à vos règles.
Ce qu'une feuille de pointage doit contenir
Pour être utile en cas de contrôle ou de litige, une feuille de pointage devrait comporter les éléments suivants. Le modèle les couvre tous :
- Le nom du salarié et, idéalement, son type de contrat et sa durée de travail prévue.
- La date de chaque jour travaillé.
- Les heures de début et de fin de chaque période de travail.
- Les pauses, pour vérifier la pause d'au moins 20 minutes dès 6 heures de travail.
- Le total quotidien et le récapitulatif hebdomadaire, exigés par l'article D3171-8.
- Les heures supplémentaires identifiées par semaine, avec leur taux de majoration.
- Les absences codifiées.
La loi n'impose pas de signature du salarié. Une validation mensuelle par le responsable, et si possible par le salarié, renforce toutefois la valeur du document.
Mise en place en six étapes
- Créer la feuille « Salariés » avec le nom, le contrat, la durée hebdomadaire prévue et le droit à congés.
- Ajouter les listes déroulantes pour le salarié, le site et l'absence, afin que personne n'écrive « congé » de trois façons différentes.
- Protéger les formules : verrouillez la colonne G et les feuilles de synthèse (Révision, Protéger la feuille).
- Saisir chaque jour : les salariés ou le chef d'équipe notent début, fin et pause le jour même, pas en fin de semaine.
- Vérifier et valider : le responsable contrôle la feuille « Semaine » et signe dans la colonne I.
- Exporter pour la paie : en fin de mois, filtrez la période, enregistrez-la en PDF ou CSV et archivez la version validée dans un dossier à accès restreint, au moins un an, idéalement trois.
La même feuille de pointage, sans taper une seule heure ?
Avec NoBadge, vos salariés pointent par GPS ou QR code dynamique depuis leur propre smartphone. Heures, heures supplémentaires et absences sont additionnées automatiquement et exportées vers Excel en un clic, dans le format que votre expert-comptable utilise déjà.
Les limites des feuilles de pointage Excel
Un modèle Excel est un bon point de départ. Avec une équipe qui grandit, il atteint des limites qu'aucune formule ne corrige. Notre guide du suivi des heures de travail sur Excel les détaille.
- Erreurs : environ 15 % des relevés manuels contiennent une erreur, soit 1 500 à 2 000 € par an de corrections pour 20 à 30 salariés.
- Pas de vision en temps réel : les feuilles arrivent en fin de mois ; un oubli ou un dépassement se voit trop tard.
- Modifications sans trace : une heure peut être changée après coup sans savoir par qui.
- Temps administratif : collecter, vérifier et consolider prend environ 10 heures par semaine, 12 000 à 14 000 € par an pour 20 à 30 salariés.
- Aucune preuve de présence : le tableur ne rappelle pas les oublis, ne gère pas les demandes de congés et ne prouve pas où le salarié a pointé.
Ce que dit le Code du travail
Le décompte du temps de travail est une obligation pour les salariés hors horaire collectif (articles L3171-2 et D3171-8), mais le Code du travail n'impose aucune technologie : il parle d'enregistrement « selon tous moyens ». Les documents de décompte restent à disposition de l'inspection du travail pendant un an (article D3171-16), et les rappels de salaire se prescrivent par trois ans (article L3245-1). C'est l'inspection du travail, et non l'URSSAF, qui contrôle la durée du travail.
La durée légale est de 35 heures par semaine ; les heures supplémentaires sont majorées de 25 % jusqu'à la 43e heure et de 50 % au-delà, à défaut d'accord collectif. Enfin, une feuille de pointage contient des données personnelles soumises au RGPD : informez les salariés, limitez l'accès et fixez une durée de conservation. Les règles sont détaillées dans notre guide RGPD et pointage des employés.
D'Excel à NoBadge
Le passage à une application se justifie à partir d'une dizaine de salariés, de plusieurs sites ou lorsque la clôture mensuelle prend plus d'une heure ou deux. Voici la comparaison pour une équipe de 20 personnes :
| Modèle Excel | NoBadge | |
|---|---|---|
| Saisie | Tapée par le salarié ou le responsable | Un geste sur le smartphone, par GPS ou QR code dynamique |
| Source de l'heure | Ce que l'on écrit | Saisie au moment du pointage, avec la position |
| Preuve de présence | Aucune | Position dans le périmètre du site ou QR code qui change toutes les quelques secondes |
| Administration par semaine | Environ 10 heures | 2 à 3 heures |
| Vue en temps réel | Quand le fichier revient | Tableau de bord en direct, avec alerte en cas de pointage oublié |
| Demandes de congés | Codes saisis à la main | Demande et validation dans l'application, avec notification push |
| Paie | Export manuel après vérification des formules | Export Excel en un clic |
| Coût | 0 € de licence, plus le temps administratif | 5,04 € par utilisateur actif et par mois ; le total dépend de qui pointe |
NoBadge fonctionne dans le navigateur de tout smartphone Android ou iPhone, sans store et sans matériel. Sur les chantiers et en déplacement, le pointage GPS compare chaque pointage au périmètre du site ; dans des locaux fixes, une tablette ou un écran à l'entrée affiche la pointeuse QR code, dont le code change toutes les quelques secondes.
NoBadge réduit d'environ 70 % le temps administratif des présences, de près de 10 heures par semaine à 2 ou 3 heures, et la mise en route prend environ 2 minutes.
« Sur les chantiers, personne n'a le temps pour les complications. Nos ouvriers pointent depuis leur téléphone et nous suivons tout en temps réel. Aucun badge, aucun matériel. » – Silviu Lascu, gérant, Sistad Italia