De ce ai nevoie de o foaie de pontaj
În România, fiecare angajator trebuie să țină evidența orelor de muncă prestate zilnic de fiecare salariat, cu ora de început și ora de sfârșit a programului, și să o prezinte inspecției muncii la cerere (art. 119 din Codul muncii). O foaie de pontaj, pe hârtie, în Excel sau digitală, răspunde acestei cerințe și are trei roluri:
- Obligație legală: evidența trebuie ținută la locul de muncă și arătată inspectorilor ITM. Contextul complet este explicat în articolul nostru despre pontajul electronic obligatoriu.
- Protecție în litigii: dacă un salariat cere plata unor ore suplimentare, angajatorul trebuie să poată arăta propria evidență.
- Control: orele suplimentare, pauzele și absențele rămân vizibile pentru salarizare și planificare.
Ce conține modelul gratuit
Modelul pornește de la un principiu simplu: fiecare interval de lucru se introduce o singură dată într-un jurnal, iar toate vederile se calculează cu formule. Alege vederea potrivită pentru salarizarea ta:
| Vedere | Pentru cine | Ce afișează |
|---|---|---|
| Foaie săptămânală | Program variabil sau în ture: HoReCa, construcții, servicii | De luni până duminică pentru fiecare angajat: început, sfârșit, pauză, ore pe zi, total pe săptămână, ore peste 40 |
| Foaie lunară | Pregătirea salarizării lunare | Un rând pe zi cu codurile de absență, totalul lunii și orele suplimentare pe săptămâni |
| Foaie anuală | Bilanțul anului, concediile de odihnă, discuțiile cu contabilul | Ore, ore suplimentare și zile de concediu pe cele 12 luni, cu totaluri cumulate |
Toate vederile folosesc doar funcții standard, fără macrocomenzi (MOD, SUMIFS, COUNTIFS, MIN, MAX, DATE, EDATE). Modelul funcționează în Microsoft Excel, LibreOffice Calc și Google Sheets.
Modelul: coloane și formule
Important: pe această pagină nu există un fișier de descărcat. Toate coloanele, formulele și codurile sunt descrise mai jos în întregime, ca să construiești modelul singur în Excel, LibreOffice sau Google Sheets și să-l adaptezi regulilor tale. Durează aproximativ o jumătate de oră.
Deschide un registru gol, numește prima foaie „Jurnal” și creează aceste coloane pe rândul 1. Formulele se referă la primul rând de date, rândul 2; copiază-le în jos cât ai nevoie. Cu setările regionale românești, separatorul de argumente este punctul și virgula (;); dacă programul tău folosește virgula, înlocuiește-l.
| Coloană | Ce introduci | Formulă sau format |
|---|---|---|
| A · Data | Ziua lucrată | Format dată, de exemplu 21.10.2026 |
| B · Angajat | Numele sau marca | Listă derulantă dintr-o foaie „Angajați” |
| C · Punct de lucru | Sediul, șantierul sau clientul | Listă derulantă cu locațiile tale |
| D · Început | Ora de începere a programului | Format hh:mm |
| E · Sfârșit | Ora de terminare a programului | Format hh:mm |
| F · Pauză | Pauza neinclusă în program, în minute | Număr întreg, de exemplu 30 |
| G · Ore pe zi | Nimic, calcul automat | =MOD(E2-D2;1)*24-F2/60 (funcționează și pentru turele de noapte) |
| H · Absență | CO, CM, CFS, SL, D sau ABS | Listă derulantă (Date, Validare date) |
| I · Validare | Inițialele responsabilului și data | Text |
Codurile de absență
Codurile fixe se pot număra cu formule: CO concediu de odihnă, CM concediu medical, CFS concediu fără plată, SL sărbătoare legală, D delegație, ABS absență nemotivată. Notează doar tipul absenței, niciodată un diagnostic sau alte date despre sănătate.
Totalurile și orele suplimentare pe săptămână
Creează o foaie „Săptămână” cu numele angajaților în coloana A și ziua de luni a săptămânii în B1. Totalul orelor se obține în C2 cu =SUMIFS(Jurnal!G:G;Jurnal!B:B;$A2;Jurnal!A:A;">="&$B$1;Jurnal!A:A;"<"&$B$1+7). Pentru un salariat cu normă întreagă, orele peste durata normală de 40 de ore pe săptămână se obțin cu =MAX(0;C2-40), iar =C2>48 îți arată dacă s-a depășit durata maximă săptămânală de 48 de ore. Dacă aveți program inegal sau o perioadă de referință stabilită prin contract, calculează pe perioada respectivă. Pentru salariații cu timp parțial, înlocuiește 40 cu durata din contract și verifică orice depășire: Codul muncii interzice, ca regulă, orele suplimentare pentru aceștia.
Vederea lunară și zilele de absență
Într-o foaie „Lună”, cu prima zi a lunii în B1, înlocuiește $B$1+7 cu EDATE($B$1;1) pentru a obține totalul lunar. Zilele de concediu de odihnă din lună se numără cu =COUNTIFS(Jurnal!B:B;$A2;Jurnal!H:H;"CO";Jurnal!A:A;">="&$B$1;Jurnal!A:A;"<"&EDATE($B$1;1)). Repetă formula cu CM, CFS, SL, D și ABS.
Vederea anuală
Într-o foaie „An”, scrie lunile 1–12 pe rândul 1, apoi înlocuiește în formula SUMIFS data $B$1 cu DATE(2026;B$1;1) și data de sfârșit cu EDATE(DATE(2026;B$1;1);1). Obții orele pe angajat și pe lună, iar totalul anual în ultima coloană. Adaugă o coloană cu zilele CO folosite, ca să urmărești concediul de odihnă anual (cel puțin 20 de zile lucrătoare conform Codului muncii) și o foaie „Sărbători” cu zilele de sărbătoare legală ale anului.
Ce trebuie să conțină o foaie de pontaj
Pentru a fi utilă la un control sau într-un litigiu, o foaie de pontaj ar trebui să conțină următoarele elemente. Modelul le acoperă pe toate:
- Numele salariatului și, ideal, tipul contractului și durata zilnică sau săptămânală a timpului de muncă.
- Data fiecărei zile lucrate.
- Ora de început și ora de sfârșit ale programului, cerute expres de art. 119.
- Pauzele, pentru a verifica pauza de masă la zilele de peste 6 ore.
- Totalul zilnic și cel săptămânal, pentru durata normală și cea maximă.
- Orele suplimentare identificate separat, cu modul de compensare (ore libere sau spor).
- Absențele codificate.
Nu ai nevoie de CNP sau de alte date de identificare suplimentare în foaia de pontaj: numele sau marca sunt suficiente, conform principiului minimizării datelor din GDPR. Semnarea lunară de către responsabil și, dacă se poate, de către salariat crește valoarea documentului ca probă.
Punerea în practică în șase pași
- Creează foaia „Angajați” cu numele, contractul, durata timpului de muncă și numărul de zile de concediu.
- Adaugă listele derulante pentru angajat, punct de lucru și absență, ca nimeni să nu scrie „concediu” în trei feluri diferite.
- Protejează formulele: blochează coloana G și foile de sinteză (Revizuire, Protejare foaie).
- Completează zilnic: angajații sau șeful de echipă notează începutul, sfârșitul și pauza în aceeași zi, nu la final de săptămână.
- Verifică și validează: responsabilul controlează foaia „Săptămână” și semnează în coloana I.
- Exportă pentru salarizare: la final de lună filtrezi perioada, o salvezi ca PDF sau CSV și arhivezi versiunea validată într-un dosar cu acces restricționat.
Aceeași foaie de pontaj, fără să tastezi nicio oră?
Cu NoBadge, angajații se pontează prin GPS sau cod QR dinamic de pe propriul smartphone. Orele, orele suplimentare și absențele se totalizează automat și se exportă în Excel cu un clic, în formatul pe care contabilul tău îl folosește deja.
Limitele foilor de pontaj Excel
Un model Excel este un punct de plecare bun. Când echipa crește, întâlnește limite pe care nicio formulă nu le rezolvă. Ghidul nostru despre evidența timpului de lucru în Excel le explică pe larg.
- Erori: aproximativ 15 % dintre evidențele manuale conțin o greșeală, adică 1.500–2.000 € pe an în corecții pentru 20–30 de angajați.
- Nicio imagine în timp real: foile ajung la final de lună; o pontare uitată sau o depășire se vede prea târziu.
- Modificări fără urmă: o oră poate fi schimbată ulterior fără să știi cine a făcut-o.
- Timp administrativ: colectarea, verificarea și consolidarea iau aproximativ 10 ore pe săptămână, adică 12.000–14.000 € pe an pentru 20–30 de angajați.
- Nicio dovadă a prezenței: tabelul nu amintește pontările uitate, nu gestionează cererile de concediu și nu arată unde s-a pontat angajatul.
Ce spune Codul muncii
Evidența orelor prestate zilnic de fiecare salariat, cu ora de început și de sfârșit, este obligatorie pentru toți angajatorii (art. 119), dar Codul muncii nu impune o tehnologie anume: o foaie Excel ținută zi de zi este acceptată. Durata normală a timpului de muncă este de 8 ore pe zi și 40 de ore pe săptămână (art. 112), iar durata maximă nu poate depăși 48 de ore pe săptămână, inclusiv orele suplimentare (art. 114). Munca suplimentară se compensează cu ore libere plătite sau, dacă acestea nu pot fi acordate în termenul legal, cu un spor de cel puțin 75 % din salariul de bază (art. 122–123).
Codul muncii nu fixează un termen separat de păstrare a evidenței orelor. Dreptul la acțiune pentru drepturi salariale se prescrie în 3 ani (art. 268), așa că păstrarea a cel puțin 3 ani este prudentă; documentele folosite la calculul salariilor pot avea termene de arhivare mai lungi conform legislației contabile, de verificat cu contabilul. Atenție și la o confuzie frecventă: REVISAL este registrul general de evidență a salariaților (HG nr. 905/2017), nu o evidență a orelor lucrate. Foaia de pontaj conține date personale supuse GDPR: informează salariații, limitează accesul și stabilește durata de păstrare. Regulile sunt detaliate în ghidul nostru GDPR și pontajul angajaților.
De la Excel la NoBadge
Trecerea la o aplicație de pontaj are sens de la aproximativ zece angajați, de la mai multe puncte de lucru sau când închiderea lunii durează mai mult de o oră-două. Iată comparația pentru o echipă de 20 de persoane:
| Model Excel | NoBadge | |
|---|---|---|
| Înregistrare | Tastată de angajat sau de responsabil | Un gest pe smartphone, prin GPS sau cod QR dinamic |
| Sursa orei | Ce scrie cineva | Ora salvată automat la pontare |
| Dovada prezenței | Niciuna | Locația în perimetrul punctului de lucru sau cod QR care se schimbă la câteva secunde |
| Administrare pe săptămână | Aproximativ 10 ore | 2–3 ore |
| Imagine în timp real | Când se întoarce fișierul | Panou live, cu alertă la pontare uitată |
| Cereri de concediu | Coduri introduse de mână | Cerere și aprobare în aplicație, cu notificare push |
| Salarizare | Export manual după verificarea formulelor | Export Excel cu un clic |
| Cost | 0 € licență, plus timpul administrativ | 5,04 € per utilizator activ pe lună; totalul depinde de câți se pontează |
NoBadge funcționează în browserul oricărui smartphone Android sau iPhone, fără magazin de aplicații și fără hardware. Pe șantiere și pe teren, pontajul GPS compară fiecare pontare cu perimetrul virtual al locației; în sediile fixe, o tabletă sau un ecran la intrare afișează pontajul cu cod QR, al cărui cod se schimbă la câteva secunde.
NoBadge reduce cu aproximativ 70 % timpul administrativ dedicat prezenței, de la circa 10 ore pe săptămână la 2–3 ore, iar configurarea durează aproximativ 2 minute.
„Pe șantier nimeni nu are timp de complicații. Muncitorii noștri se pontează de pe telefon, iar noi vedem totul în timp real. Fără carduri și fără hardware.” – Silviu Lascu, proprietar, Sistad Italia